Att sätta ihop det optimala IT-utvecklingsteamet är inte den enklaste saken man kan ge sig in på, men i den här artikeln ska jag försöka ge några konkreta tips och belysa vad som är viktigt att tänka på. Det första steget jag kommer in på är att definiera vad projektet egentligen är tänkt att komma fram till.
Formulera verksamhetens krav i tydliga mål
En av de allra första sakerna du ska tänka på är att samla in, prioritera och formulera verksamhetens krav och de mål som måste uppfyllas för att dessa krav/behov ska mötas. Detta är på inget sätt ett nytt fenomen utan har funnits länge. Ändå är det just inom detta område som många projekt har en tendens att misslyckas.
Antingen har insamlingen varit undermålig så att viktiga krav har missats, missförståtts eller så har prioriteringen misslyckats på grund av att det finns många viljor att ta hänsyn till och det är ju som bekant väldigt svårt att göra alla nöjda. Och slutligen är det utmaningen med att formulera mätbara mål utifrån dessa behov.
Vad gäller insamlingen av verksamhetens behov finns det en mängd beprövade verktyg du kan använda dig av. För att nämna några av de mest effektiva kommer här ett litet urval:
-
Workshopar och brainstormingsessioner: Anordna kreativa möten med intressenter från olika delar av verksamheten där alla enkelt kan komma med förslag och där diskussioner kan föras öppet.
-
Intervjuer med nyckelpersoner: Börja med att inventera vilka nyckelpersoner som finns inom ett visst område och bjud sedan in dessa till intervjuer eller informella samtal. Under dessa samtal kommer mängder av både stora och små behov att komma fram.
-
Frågeformulär/webbenkäter: Med hjälp av frågeformulär kan du styra lite mer kring vad du är ute efter. Till exempel ett visst område eller en viss teknik. Med dagens utbud av olika typer av gratisverktyg kan du enkelt skapa effektiva formulär som dessutom är intuitiva och pedagogiska.
-
User stories: Genom att skriva ner tänkta user stories blir det enklare att anta användarnas perspektiv och därigenom också tydligare när du ska formulera användarbehoven som indirekt beskrivs i alla user stories du skapar.
Nästa kritiska steg blir sedan att prioritera bland alla insamlade behov/krav och även här finns en mängd metoder som är effektiva hjälpmedel. Några av de mest effektiva är:
-
MoSCoW-metoden: Metoden används för att dela upp kraven i fyra olika kategorier: Must have, Should have, Could have och Won’t have och är till stor hjälp när du vill göra en grov prioritering/kategorisering
-
Värderingsmatris med tillhörande diagram: En matris där du specificerar olika egenskaper på de krav som framkommit under inventeringen och värderar dessa relativt mot varandra där t.ex. 1 är lägst och 10 är högst. Här kan du lägga in saker som affärsnytta, risk, kundpåverkan, kostnad, tidsåtgång, kompetensbehov mm Matrisen kan sedan omvandlas till pedagogiska diagram som är lättare att ta till sig än siffror i en tabellform.
-
Risk/reward-analys: Detta är ett sätt att förenkla värderingsmatrisen ytterligare genom att endast ta hänsyn till grad av risk kopplat till affärsnyttan. På detta sätt kan det bli enklare att kategorisera de olika behoven/kraven och kanske lägga mest energi på de som ger mest affärsnytta och lägst risk.
Slutligen kommer vi då in på målformulering och vikten av att ha dessa direkt kopplade till de olika behov och krav som prioriterats i tidigare arbetssteg. Även om det kan tyckas enkelt att formulera mål är det många som misslyckas med detta och alltför sent upptäcker att det blir väldigt svårt att följa upp teamets olika leveranser.
Speciellt viktigt blir detta i moderna agila utvecklingsteam där arbetet ständigt sker i små iterativa steg som löpande förankras och kopplas till målen.
Några konkreta tips/metoder för att formulera effektiva mål kommer här:
-
Använd SMART (specific, measurable, assignable, realistic, time-related): Om du kan uppfylla alla dessa fem kriterier är det troligtvis ett bra mål som är enkelt att följa upp. Om däremot något av dessa INTE är uppfyllt är det tyvärr väldigt hög risk för att målformuleringen är oanvändbar och behöver skrivas om och förtydligas.
-
Kommunicera, konkretisera och tydliggör målen så att de är förstådda av alla inblandade: Ett vanligt dilemma i många projekt är att målen, trots att de är väldefinierade, inte är kommunicerade tillräckligt till alla som ska arbeta i teamet eller som har intresse av det som teamet kommer fram till. Och även om de är kommunicerade kanske de inte upplevs som tillräckligt konkreta av mottagarna och därför inte heller blir lika relevanta.
Och när vi nu har lyckats formulera våra mål för teamet har det blivit dags att komma in på nästa steg, nämligen att bemanna teamet med rätt resurser och vilka kompetenser och egenskaper dessa personer bör ha och vad som är viktigt att tänka på.
Men mer om det i nästa bloggpost - som du hittar här.
