Redpill Linpro har levererat en lösning baserad på de öppna programvarorna Alfresco och Drupal CMS för att ge Alingsås Kommun möjligheten att öka kontrollen över det interna och externa informationsflödet. Lösningen inkluderar en lättanvänd intranätlösning baserad på Drupal som ger möjlighet att rikta information till medarbetare baserat på organisatorisk- och/eller rolltillhörighet samt dokumenthanterings- och samarbetsmöjligheter genom Alfresco.
Drupal och Alfresco är baserade på öppen källkod och Alingsås Kommun har valt att göra alla anpassningar och den responsiva designen som utvecklats i projektet till öppen källkod. Lösningen har en omfattande funktionalitet att börja ifrån och kan anpassas till den egna organisationens behov och addera värde snabbt och kostnadseffektivt.
Sverige har en lång tradition av lokalt självstyre. Landets kommuner ansvarar för en betydande andel av de offentliga tjänsterna. Som en modern och offensiv kommun ville Alingsås maximera sina medarbetares produktivitet i arbetet. En förutsättning för detta var att de hinder som försvårade enskilda kontors och avdelningars tillgång till gemensam information (t.ex. riktlinjer, rutinbeskrivningar och teknisk dokumentation) undanröjdes. ”Vi ville skapa ett gemensamt arkiv som skulle underlätta för medarbetarna att hitta den information de behöver – och att det skulle gå snabbt”, förklarar Göran Westerlund, IT-chef på Alingsås kommun.
Med information splittrad på många nätverksdiskar på olika platser var det både tidsödande och besvärligt att leta upp information. Som ett första steg beslöt Alingsås att byta ut omoderna dokumenthanteringssystem och introducera ett nytt intranät för att förbättra informationstillgängligheten för medarbetarna. Detta var det perfekta tillfället att introducera en ny digital kommunikationslösning och skapa ett samlat intranät som är öppet för alla. Kommunens långsiktiga vision är att utnyttja den nya teknik-plattformen för att förenkla samarbetet och informationsutbytet mellan olika projektgrupper. Alingsås undersökte först Platina från FormPipe Software, men kom fram till att detta system krävde betydande investeringar i andra kringprodukter. Man bestämde sig till sist för Alfresco eftersom det är den lösning på marknaden som bäst uppfyllde kommunens olika kriterier.
”Utöver en omfattande funktionalitet uppfyllde Alfresco ytterligare ett viktigt krav – nämligen att vara användarvänligt, även för de som är datorovana”, säger Westerlund.
Det nya integrerade ECM-systemet har reformerat medarbetarnas dokumenttillgång och erbjuder kraftfulla verktyg för att söka, finna och länka innehåll. Numera har 2 500 användare tillgång till 40 000 dokument och kommunen kan kategorisera och organisera sina dokument enligt en gemensam struktur som alla känner till.
”Personalen har varit väldigt positiv till Alfresco och tycker att systemet är lättanvänt. Alla som använder vårt intranät kommer åt alla dokument oavsett vilken avdelning eller funktion de arbetar inom – allt finns där. Vi har dessutom bara börjat nosa på den utökade samarbetspotential som Alfresco erbjuder. Vi har redan märkt en stor efterfrågan från användarna på nya virtuella projektplatser och Alfresco kommer att få en allt större roll i effektiviseringen av arbetet inom kommunen. ”, avslutar Göran Westerlund
”Redpill Linpro har levererat lösningar baserade på det Open Source baserade ECM systemet Alfresco sedan 2007 och med det koncept för att knyta samman styrkan i Alfresco med enkelheten i Drupal, som vi etablerar tillsammans med Alingsås Kommun och våra partners Findwise och Netrelations, har vi skapat en Open Source baserad lösning för intranät med strukturerad dokumenthantering som är svårslagen med avseende på flexibilitet, enkelhet och användbarhet”, säger Fredrik Svensson, Affärsområdeschef på Redpill Linpro.
”När lösningen nu är i produktion i Alingsås kommun tar vi nästa steg och bygger ett färdigt koncept för att implementera denna typ av lösningar hos fler organisationer. Konceptet och lösningen har redan rönt mycket uppmärksamhet i Sverige, Norge och Danmark och våra frukostseminarier har fått flytta till nya lokaler för att rymma alla som är intresserade. Uppenbarligen är det fler än vi och Alingsås kommun som inser möjligheterna i att kombinera det bästa Open Source världen kan erbjuda med kompetensen som våra konsulter och samarbetspartners tillför lösningen. Vi ser fram emot den närmaste framtiden och möjligheten att leverera flexibla och kostnadseffektiva lösningar baserade på Alfresco och Drupal för att hjälpa organisationer att kontrollera sitt informationsflöde och öka samarbetet mellan avdelningar och individer”, avslutar Fredrik Svensson.
För mer information kontakta:
Anders Liling, Verkställande direktör Redpill Linpro, tel: +46 70 603 36 30, anders.liling@redpill-linpro.com
