Det optimala IT-utvecklingsteamet 4 - kommunikation och samarbete

Slutligen kom vi in på de agila principerna och Scrum och hur du kan komma igång med att använda det i praktiken. Några av de mest grundläggande saker du måste få på plats i teamet är effektiv kommunikation och ett bra samarbete. När det inte fungerar är det mycket svårt att få någonting annat att fungera. Kommunikation är också det jag tänkte diskutera i den här artikeln.

För att underlätta kommunikationen mellan medlemmar i teamet är det bra att i förväg definiera vilka verktyg som används och i vilka sammanhang. I dagens öppna IT-landskap kryllar det av verktyg för att kommunicera och det kan ibland kännas oöverskådligt och mycket svårt att veta vilka man ska välja. Enklaste svaret på frågan om vilka verktyg som är bäst är: -Testa! Välj ut ett antal chattverktyg som t.ex. Slack, Skype, Jitsi, Mattermost, Hangouts med flera och kör en liten utvärdering där alla användare listar för- och nackdelar. Det finns ju mängder med hjälpsamma sidor på nätet där de har gjort just en sådan utvärdering så du behöver ju inte uppfinna hjulet på nytt hela tiden. Men ta de fem topplistade verktygen och gör en egen utvärdering med teamet.

Tänk också på att komplettera med verktyg för realtidskommunikation med video och ljud, samarbetsverktyg där ni kan jobba med bilder, texter, dokument i realtid tillsammans och även verktyg för mer formell kommunikation där det är enkelt att lagra och spåra information. Verktyg som många använder är t.ex. Jira och Confluence. För den mer formella kommunikationen kan det vara något så enkelt som e-post.

Som jag diskuterade i en tidigare artikel är det otroligt viktigt att skapa en arbetsmiljö där alla har tillit till varandra och känner att det är högt i tak och att de både kan ge och ta emot feedback på ett konstruktivt, effektivt sätt. Jag ska inte orda så mycket mer om det här i denna artikel, men jag vill ändå poängtera vikten av att skapa en sådan miljö. Risken är annars att allt annat arbete blir bortkastat och du får börja om från början med att skapa ditt optimala team. Det finns knappt något värre än dysfunktionella team där människor knappt vågar öppna munnen för att inte riskera att säga ”fel saker” eller där man inte vågar be om hjälp på grund av att man blottar sin egen okunnighet.

På samma sätt är det mycket viktigt med konflikthanteringen så att inte mindre små dispyter växer till oöverskådliga hinder och bidrar till att murar byggs upp och kommunikationen i princip upphör. Ta tag i små ordväxlingar, dispyter, meningsskiljaktigheter direkt innan de växer sig stora. Missförstå mig rätt – jag menar inte att alla ska samlas varje morgon, sjunga Kumbaya och sedan enas om allting i en stor gruppkram. Vi kommer alltid att tycker mer eller mindre om olika människor och deras agerande och uppförande, men vi kan lära oss att bli mer toleranta mot dessa beteenden och vara medvetna om dem. Samtidigt kan ju också chefen eller teamledaren hjälpa till med att belysa enskilda individers egenheter och vad de kanske ska tänka på när de interagerar med andra människor.

En annan sak som man kanske inte tänker på i första läget är vikten av att lära känna varandra i teamet. Ofta fokuseras alla insatser på hur vi är mot varandra på jobbet, men alltför lite tid ägnas åt att lära känna varandra på riktigt. Det finns mängder av aktiviteter du kan anordna för att stärka samvaron i teamet och få folk att lära känna varandra bättre. Förutom det uppenbara som en hederlig after work ute på en restaurang, kan du anordna aktiviteter med teamet där ni träffas över en picknick, kanske spela brännboll, hoppa säck, äventyrsbana i skogen, spela biljard, curling, shuffleboard, femkamp på nöjesfältet mm mm

Viktigt att tänka på när du ska anordna en aktivitet är att försöka få till något som så många som möjligt kan vara med på. Om det t.ex. är fysiskt krävande aktiviteter kanske du måste sondera terrängen lite i teamet och undersöka vilka som kan vara med på detta. Ibland kan det ju gå att ordna två parallella aktiviteter där den ena är lite lugnare och den andra är mer fartfylld. Ett exempel är att att tävla i gocart samtidigt som det andra gänget som inte är med och tävlar hjälper till med prisutdelningen och andra aktiviteter runt om själv tävlandet. Ofta brukar det ju finns en bekväm yta där icke-tävlande kan sitta och umgås under tiden de andra kör. Det är bara fantasin som sätter gränser och ett bra sätt att få en bra lista att utgå ifrån är att sätta sig med teamet och brainstorma eller publicera en anslagstavla där alla kan skriva in förslag. Första gången jag gjorde det här fick jag ihop en lista på nästan 250! olika förslag.

Tänk också på att det nästan alltid är omöjligt att få med alla enskilda individer i teamet, men det är helt ok. Tvinga inte folk till aktiviteter som de inte är intresserade av. Fundera i stället ut en aktivitet som lockar dem som inte var med sist. Om det finns personer som inte vill vara med på fartfyllda aktiviteter eller det du nu hittade på förra gången, ja men testa då med en helt annan tid i veckan som kanske passar bättre och med en aktivitet som uppskattas mer. Besök på en SPA-anläggning, dreja i lera, besök på museum, ta en guidad båttur i skärgården är alla exempel på aktiviteter som är lite lugnare och som kanske passar fler i teamet.

Sen finns det ju mängder med roliga övningar ni kan göra i teamet som inte kräver så mycket energi och förberedelse. Ett tips på detta är att varje teammedlem skriver ner två saker på postit-lappar, en på varje, och sedan lägger man ihop alla lappar i en låda där var och en drar en lapp och sedan ska gissa på vem som denna sak tillhör. En rolig sak att kan vara att skriva ner saker som man tror att de andra inte känner till om en själv. På det sättet kan man få medlemmarna att lära känna lite fun-facts om varandra vilket bidrar till en bättre sammanhållning.

Nu när vi har diskuterat en rad metoder och verktyg för att få till det optimala IT-utvecklingsteamet tänkte jag ta mig en titt på hur vi kan jobba med CI/CD och löpande se till att det vi levererar alltid är up to date. Mer om detta i nästa artikel.