Inledningsvis gav jag en kort introduktion till PO-rollen och beskrev vad som normalt ingår i arbetsuppgifterna och inom vilka ansvarsområden. Sedan kom jag in på hur du kan hantera användarbehov och krav följt av lite konkreta tips på hur du kan hantera produktbackloggen på ett effektivt sätt för att därefter fördjupa mig lite mer i hur du som PO kan bli bättre på att kommunicera och samarbeta med olika typer av intressenter. I den här artikeln tänkte jag komma in på det löpande arbetet, alltså att vidareutveckla produkten.
Hantera produktbackloggen och definiera tydliga mätbara mål
En grundförutsättning för att kunna säkerställa produktens utvecklingsprocess är att du har en prioriterad produktbacklogg med tydliga och mätbara mål. Jag har ju tidigare varit inne lite på hur du kan skapa och hantera backloggen på ett effektivt sätt så jag tänker inte orda så mycket om det här. I stället rekommenderar jag att du tar dig en titt på det inlägget.
Sen har vi det här med målformuleringar… Jag skrev en del om det i min serie som handlade om att sätta ihop ett effektivt utvecklingsteam. I det allra första inlägget i den serien pratade jag mycket om hur du kan samla in verksamhetens krav/behov/önskemål och hur du sedan kan kategorisera dessa saker och prioritera fram en hanterbar lista.
Med hjälp av listan gick jag sedan igenom hur du kan skapa tydliga mätbara mål, bland annat med hjälp av SMART-metodiken. Komplettera gärna tillvägagångssättet med att definiera tydliga acceptanskriterier på en story eller en feature så blir det betydligt enklare att följa upp allting och du som PO får kontroll på DoD (Definition of Done) och därmed när du kan klarmarkera någonting.
Agila metoder, tekniker och verktyg
Det finns mängder med hjälpmedel som underlättar arbetet med produktutvecklingen och även för att göra ditt liv som PO enklare. Agila metoder som Scrum eller Kanban hjälper dig att organisera och hantera det löpande utvecklingsarbetet. Med hjälp av en scrumboard kan du ganska enkelt kategorisera och organisera alla arbetsuppgifter.
Många väljer att skapa fyra kolumner i boarden för att visa status för varje arbetsuppgift (story) och att namnge dem med rubrikerna ”Att göra”, ”Pågående”, ”Väntar på” och ”Klar”. Det kan också vara klokt att komplettera med ytterligare en kolumn där du lägger in alla saker teamet eller intressenter kommer på men som det inte är säkert att ni kommer planera in i närtid. Den kolumnen kan du döpa till ”Idéer”, ”Funnel” eller något liknande.
Syftet med den här sista kolumnen jag nämnde är att ha en plats där alla idéer kan sparas oavsett om de leder till något eller inte. På det sättet minskar du risken för att teamet ska glömma någonting i ett senare läge.
Kom också ihåg att använda scrumboarden vid teamets gemensamma möten som t.ex. daily standups, sprintplanering, sprintavslut med mera. Boarden ger en bra visuell och översiktlig bild över teamets arbete och även en ögonblicksbild som visar status just nu.
Kommunikation och öppenhet
Som jag varit inne på tidigare är det här med öppenhet och effektiv kommunikation en av grundstenarna för många saker. Så även i produktutvecklingsprocessen. Se till att införa en jämn rytm (kadens) i teamets möten för att underlätta för alla att närvara vid olika ceremonier och möten. Så boka in era daily standups så att de inträffar varje dag på samma plats och vid samma tidpunkt så att alla kan planera in dessa på ett enkelt sätt i sina kalendrar.
Förutom dessa möten finns ju också sprintplaneringsmöten, retrospektiv-möten med mera. Som PO måste du hela tiden vara flexibel och beredd på att anpassa dig och produktbackloggen.
Det viktiga är bara att du motiverar dina beslut och att du är öppen med varför du gör saker och ting. Om du t.ex. sitter i ett möte med produktens intressenter och ni kommer överens om att göra vissa omprioriteringar i backloggen eller kanske t.o.m. i innevarande sprint så är det viktigt att du förmedlar detta till teamet och även till andra intressenter och förklarar varför denna omprioritering har gjorts.
Bakgrunden till beslutet och konsekvensen av att inte vi inte omprioriterar är värdefull information som bidrar till att teamet känner sig mer motiverade till att plötsligt lägga fokus på något annat än planerat.
Ett dilemma för ett utvecklingsteam kan vara att hitta något att demonstrera för övriga intressenter i samband med sprintavslut. Många i teamet kanske tycker att det inte finns speciellt att demonstrera denna sprint, men sanningen är att det finns ALLTID något att demonstrera. Det är bra att demonstrera vad teamet har gjort och samtidigt ge övriga intressenter möjlighet att komma med feedback och ställa frågor.
För att underlätta processen med att hitta saker att demonstrera kan ni gå igenom allting som finns i ”Klar”-kolumnen i boarden. Försök att kategorisera alla stories till kanske fyra, fem olika saker som kan vara intressant att visa upp. Dessa saker kan du eller ScM sedan maila ut till teamet och höra deras synpunkter kring vad som kan vara mest intressant.
Efter nästa daily standup kan ni sedan gemensamt bestämma er för vad som ska demonstreras för övriga intressenter.
Flexibel och iterativ
Förutse (så gott det går), acceptera och hantera förändringar och iterera löpande baserat på feedback, användarbehov och förändrade förutsättningar. Ett klassiskt problem inom IT-utveckling är att man sätter upp sina mål, bemannar teamet, fastställer budget och sedan kör efter ett utstakat spår.
När sedan förutsättningarna ändras tar det alldeles för lång tid att anpassa sig vilket gör att produktens leverans blir försenad, dyrare än planerat och inte helt anpassad efter kraven/behoven/förväntningarna.
Som PO förväntas du vara öppen för att justera backloggen och målen när det behövs. Genom att vara flexibel och lyhörd kan du säkerställa att produkten utvecklas så att du bäst möter användarnas behov och marknadens krav. Om du får värdefull feedback från användare eller intressenter under en sprint kan du överväga att omvärdera prioriteten för vissa arbetsuppgifter och snabbt justera backloggen för att inkludera de nya insikterna.
Genom att tillämpa dessa tips kan du hantera den löpande produktutvecklingsprocessen på ett effektivt sätt och säkerställa att produkten utvecklas i rätt riktning med fokus, både på kundens behov och på affärsmålen. Varje produkt och team är unika, så anpassa dessa riktlinjer efter din specifika situation och utvärdera vad som fungerar bäst för ditt team och dina intressenter.
Följ inte metoder/ramverk slaviskt utan anpassa dem efter ditt team och era förutsättningar.
Jag har sett alltför många fall där man läser in sig på vad en vissa roll ska göra eller vilka ansvarsområden som ska tas om hand, men sanningen är att alla roller anpassa efter teamets och de individuella förutsättningarna. Det viktiga är att fokusera på vad som ska levereras inte så mycket på hur det görs.
Jag hoppas att du testar några av de tips jag har beskrivit i denna artikel. De kan ge dig ganska mycket i ditt dagliga arbete som PO och bidra till att teamets arbete blir mer effektivt. Nu när vi har diskuterat hur det dagliga arbetet kan utföras har det blivit dags för nästa ämne, nämligen hur vi mäter och optimerar teamets resultat och produktens utveckling. Mer om detta i nästa blog post.
